Dalam beberapa tahun terakhir, institusi pendidikan di seluruh dunia, termasuk di Indonesia, semakin mengandalkan layanan Software as a Service (SaaS) untuk mendukung operasional dan pembelajaran mereka. Namun, perubahan signifikan dari penyedia SaaS global telah mendorong sekolah untuk mengevaluasi kembali strategi teknologi yang mereka gunakan.
Setelah Google mengakhiri layanan penyimpanan gratis tanpa batas pada tahun 2022, kini giliran Microsoft yang mengumumkan pembaruan signifikan pada layanan edukasinya. Dengan biaya yang semakin meningkat dan fitur yang terbatas, institusi pendidikan dihadapkan pada tantangan baru dalam menjaga efisiensi serta aksesibilitas.
Mulai Januari 2025, Microsoft akan menerapkan perubahan besar pada paket Microsoft 365 Education, termasuk penghentian Office 365 A1 Plus, pembatasan penyimpanan hanya 100TB per tenant, serta pembatasan lisensi penggunaan aplikasi seperti Word, Excel, dan PowerPoint hanya dalam versi web. Hal ini membuat banyak sekolah harus mempertimbangkan untuk beralih ke paket berbayar yang lebih mahal atau mengalokasikan ulang sumber daya untuk menjaga fungsionalitas layanan tersebut. Tidak hanya masalah biaya, tetapi juga risiko privasi dan kepatuhan undang-undang semakin meningkat menjadi kekhawatiran.
Sekolah harus mengelola data yang sangat sensitif, mulai dari catatan akademik siswa hingga informasi keuangan dan riset penting. Menurut data Netwrix tahun 2024, hampir 80% institusi pendidikan menjadi target serangan siber setiap tahunnya. Regulasi seperti Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) serta General Data Protection Regulation (GDPR) mewajibkan pengelolaan data yang aman, privat, dan dapat diaudit, persyaratan yang tidak selalu dapat dipenuhi oleh layanan SaaS.
Sebagai alternatif, banyak institusi pendidikan kini mulai mempertimbangkan mengadopsi pendekatan on-premise untuk sistem produktivitas mereka sebagai solusi atas tantangan yang dihadapi dalam mengintegrasikan teknologi pendidikan.
